Les collectivités, tout comme les entreprises privées, peuvent faire l’objet de contrôles de l’URSSAF qui sont susceptibles de provoquer des redressements de plusieurs centaines de milliers d’euros. Les 22 URSSAF régionales diligentent chaque année 80 000 contrôles contre 50 000 pour le fisc, et 67% des entreprises contrôlées sont redressées.
Avant le contrôle, la collectivité est prévenue par un avis adressé au moins 15 jours avant la visite de l’agent de l’URSSAF. Hormis la date de la 1ère visite, l’avis doit contenir la possibilité de se faire assister d’un conseil et l’adresse de la ” Charte du cotisant contrôlé “. En l’absence de ces renseignements, la procédure de contrôle serait nulle. Pour des raisons pratiques, l’avis contient également la liste des documents à préparer pour la vérification.
Il existe deux types de contrôles :
1) le contrôle sur pièces pour les petites entités ( moins de onze salariés ). Il sera effectué dans les locaux de ces entités ( le contrôle sur place étant la procédure la plus couramment utilisée ) dans le respect des garanties offertes par l’article R.243-59 du code de la sécurité Sociale.
2) le contrôle par échantillonnage et extrapolation, qui procède en sélectionnant une partie des documents à vérifier et en tirant une conclusion générale à partir de ces données partielles, tout en suivant un processus en plusieurs étapes qui respecte la procédure contradictoire..
Le système étant déclaratif, l’entité contrôlée ne saurait refuser un contrôle, sinon l’URSSAF pourrait mettre en oeuvre deux mesures redoutables : l’obstacle à contrôle et la taxation forfaitaire. L’entreprise contrôlée est tenue de mettre à disposition tout document et de permettre l’accès à tout support d’information qui lui est demandée par les agents de l’URSSAF. Pour exemple sont concernés le livre de paie, les conventions collectives, les accords de salaires, les pièces comptables, le registre unique du personnel…, liste non exhaustive !
Ces pouvoirs exorbitants des inspecteurs de l’URSSAF semblent avoir quelques limites : ils ne peuvent contraindre un salarié, en l’absence du dirigeant, à ouvrir les tiroirs et les armoires des bureaux, ils ne peuvent réclamer des documents qui ne seraient pas nécessaires à leur mission, et dans ce cas, le cotisant serait en droit d’en refuser la présentation, un contrôle visant une entreprise de 10 employés ne saurait s’étendre sur plus de trois mois, s’il y a plusieurs inspecteurs, ils doivent tous signer la lettre d’observations, ils ne peuvent emporter de documents sans l’autorisation du cotisant et sans que la liste des documents emportés n’ait été dressée, ils ne peuvent s’adresser directement au tiers expert-comptable sans l’accord du cotisant.
Lorsque les documents demandés sont dématérialisés, l’URSSAF peut procéder au contrôle par la mise en oeuvre de traitements automatisés. A la demande de l’inspecteur, le cotisant doit mettre à disposition un utilisateur habilité pour réaliser les opérations sur son matériel. La personne contrôlée dispose de quinze jours pour s’y opposer, mais elle doit :
1) mettre à disposition les copies des documents, des données et des traitements nécessaires au contrôle,
2) réaliser elle-même tout ou partie des traitements automatisés.
Le droit d’interroger les employés : les inspecteurs peuvent interroger les employés, même en l’absence du cotisant, dans l’entreprise ou sur le lieu de travail mais pas à leur domicile ( sauf cas de travail dissimulé ), mais ils ne peuvent pas interroger les membres de la famille de l’employé.
