finance

Traitement budgétaire et comptable des dépenses liées à la Covid 19

7 Septembre 2020

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La circulaire NOR : TERB2020217C vise à préciser les mesures d'adaptation des cadres budgétaires et comptables des collectivités territoriales et de leurs établissements publics concernant le traitement des dépenses liées à la crise sanitaire de la Covid 19.

En effet, ces dépenses exceptionnelles affectent les budgets et comptes des collectivités territoriales et de leurs établissements publics, notamment par leurs effets sur les équilibres budgétaires ainsi que sur la capacité d'autofinancement. Elles faussent également la comparabilité de leurs comptes par rapport aux exercices précédents.

Il faut donc trouver des solutions pour répondre à un objectif double, à savoir :

Ces solutions passent obligatoirement par une adaptation des cadres budgétaire et comptables.

Au final, trois dispositifs ont été retenus pour apporter les solutions recherchées : 

  1. L’assouplissement de la procédure d'étalement de charges avec la création d'un compte dédié afin de suivre les dépenses de fonctionnement ayant donné lieu à un étalement sur plusieurs exercices. 
  2. La création d'une annexe budgétaire permettant de retracer les dépenses liées à la crise sanitaire de la Covid 19. 
  3. L’assouplissement du dispositif de reprise des excédents de fonctionnement capitalisés. A noter que ces trois dispositifs peuvent se cumuler.
     

Assurer une traçabilité et un traitement adapté à la crise sanitaire   

  1. Mécanisme exceptionnel d'étalement de charges. Le mécanisme d'étalement de charges permet de retraiter des dépenses de fonctionnement, exceptionnelles quant à leur nature et leur montant, en vue d'en lisser l'impact budgétaire et comptable sur plusieurs exercices. Jusqu'à présent, les instructions budgétaires et comptables du secteur public local, dont la M14, ne prévoient la possibilité d'étaler des charges qu'en cas de frais d'étude, de frais de réorganisation ou de restructuration des services (dont les charges peuvent être étalées par la collectivité sur une durée maximale de cinq ans), ou des indemnités de remboursement des emprunts. Toutes les autres charges ne peuvent être étalées que sur autorisation conjointe des ministres chargés du budget et des collectivités territoriales.

Mais, la crise sanitaire liée à la Covid 19 possède un tel caractère d'exceptionnalité qu'il est proposé d'ouvrir à cette occurrence la possibilité d'utiliser la procédure d'étalement de charges.

Ce dispositif dérogatoire est optionnel et il n'est en aucun cas exclusif de l'application du dispositif de droit commun de l'étalement de charges.  Il est donc autorisé, sans instruction préalable des dossiers par les administrations centrales, le recours à la procédure dérogatoire d'étalement de charges pour les dépenses liées à la gestion de la crise sanitaire de la Covid 19. Il s'agit d'identifier les dépenses exceptionnelles directement liées à la crise sanitaire et qui, par leur nature et par leur montant ne pouvaient pas être anticipées lors de l'établissement du budget et qui mettraient en péril son équilibre.

Quelles sont les dépenses éligibles ?

Les dépenses prises en compte sont celles immédiatement liées à la crise sanitaire due à la Covid 19. Ces dépenses sont les suivantes : 

a) Les dépenses liées à la période du confinement et à l'après confinement, à savoir, les frais de nettoyage des bâtiments, des véhicules et du matériel de transport en commun ; les frais liés au matériel de protection des personnels ; les frais liés aux aménagements de l'accueil du public et, le cas échéant, l'achat ou la participation à l'achat de matériel médical sur la part qui n'aurait pas fait l'objet d'un cofinancement de la part de l'Etat.  Les dépenses de personnel ne sont pas concernées ! 

b) Les dépenses de soutien au tissu économique (hors fonds de solidarité Etat-Région) dès lors que les règles de droit (compétences, marchés publics) sont respectées ; les aides aux entreprises et aux associations telles que le soutien à la trésorerie ou la compensation de la perte d'activité. 

c)  Le soutien en matière sociale, dès lors que les règles de compétence sont respectées, et notamment pour les départements, l'abondement des aides sociales. 

d)  Les surcoûts induits sur les contrats de la commande publique correspondant à des modifications des conditions économiques des contrats liées à la période de l'état d'urgence sanitaire. 

e)  Les abondements de subventions d'équilibre aux budgets annexes, ainsi que les subventions, contributions ou participations à différentes structures qui résulteraient des effets de la crise sanitaire.   

 Il faut noter qu'il est demandé aux collectivités qui souhaitent utiliser ce mécanisme d'étalement de charges d'identifier de manière extra-comptable, tout au long de l'exercice 2020, toutes les opérations liées à la crise sanitaire sur les comptes correspondant à leur nature, car il faudra établir un état récapitulatif de ces dépenses qui sera joint à la délibération autorisant l'étalement de charges. D'autre part, un état des charges transférées devra également être joint au compte administratif 2020 ainsi qu'au budget et au compte administratif de chaque exercice pendant la durée de l'étalement de charges.

Quel est le périmètre de mise en œuvre de cette mesure dérogatoire ? 

Le dispositif d'étalement de charges dérogatoire peut être mis en œuvre par toutes les collectivités territoriales ( communes, départements, régions, métropoles à statut particulier), par leurs groupements et par leurs établissements publics, et notamment par les établissements publics de coopération intercommunale. Cette mesure concerne l'ensemble de leurs budgets, y compris les budgets des services publics à caractère industriel et commercial. 

 Enfin, la période couverte par cette mesure dérogatoire s'entend du début de l'état d'urgence sanitaire, à savoir le 24 mars 2020 jusqu'à la fin de l'exercice 2020, et pourra inclure le cas échéant l'ensemble des opérations effectuées pendant la durée de la journée complémentaire.

Quel est le suivi administratif, budgétaire et comptable des opérations d'étalement ?    

Pour l'exercice 2020, l'ordonnateur devra établir un état récapitulatif des dépenses éligibles liées à la gestion de la crise sanitaire due à la Covid 19, ainsi que leur imputation sur les différents comptes par nature afin de consolider le montant total des charges que l'on souhaite étaler. Cet état devra faire apparaître le détail des mandats de dépenses pris en charge par le comptable public. Une fois qu'il aura été signé par l'ordonnateur, cet état sera adressé à l'organe délibérant en même temps que le projet de délibération auquel il se rapporte.

Cette délibération de l'organe délibérant permet d'autoriser la mise en application de l'étalement de charges, d'en fixer la durée et d'en traduire les effets budgétaires et comptables. L'état récapitulatif des dépenses et la délibération correspondante sont ensuite transmis au comptable du trésor pour que ce dernier procède à l'enregistrement comptable.

Enfin, cet état permettra l'étalement de charges par le biais d'un compte spécialement créé à cet usage et qui garantira la traçabilité de toutes ces opérations, à savoir le compte 4815 " charges liées à la crise sanitaire Covid 19". L'ordonnateur aura la possibilité de procéder à l'étalement de charges en une ou plusieurs fois en cours et/ou en fin d'exercice.

Les opérations budgétaires et comptables à enregistrer au titre de l'exercice 2020

Les opérations budgétaires et comptables à enregistrer au titre de l'exercice 2020 sont les suivantes :  

    1. Débit du compte 4815 " charges liées à la crise sanitaire Covid 19 " par le crédit du compte 791 " transfert de charges d'exploitation " pour le montant total des charges à étaler.  
    2. Débit du compte 6812x " dotation aux amortissements des charges de fonctionnement à répartir " par le crédit du compte 4815 " charges liées à la crise sanitaire Covid 19 " pour le montant de la quote-part annuelle reprise au compte de résultat. Cette dernière opération est à comptabiliser annuellement pendant toute la période d'étalement. Il faut noter, pour terminer, que la durée d'étalement maximale est fixée à 5 ANS.

Annexe budgétaire dédiée du compte administratif

 Il sera possible de créer une annexe dédiée du compte administratif 2020 pour répertorier les dépenses de fonctionnement et d'investissement liées à la crise sanitaire Covid 19. Cette annexe permettra d'identifier, section par section, chapitre par chapitre et article par article l'ensemble des dépenses liées à la crise sanitaire constatées par les collectivités. Cette annexe sera mise à disposition au 1er janvier 2021, au moment de la mise à jour annuelle des instructions comptables et budgétaires. Elle pourra également être mise à disposition pour les comptes administratifs 2021 et 2022

Faciliter, de manière temporaire et exceptionnelle, la reprise en section de fonctionnement des excédents d'investissement

La reprise en section de fonctionnement de l'excédent de fonctionnement capitalisé en investissement au compte 1068 « excédent de fonctionnement capitalisé » est une procédure dérogatoire qui permet d'affecter en section de fonctionnement tout ou partie de l'excédent d'investissement.

Il est à noter que cette procédure est soumise aux dispositions de l'article règlementaire D 3211-14 du code général des collectivités territoriales ainsi qu'à la double instruction des dossiers par la direction générale des collectivités locales (DGCL) et par la direction générale des finances publiques (DGFIP).

A titre exceptionnel et temporaire, et au regard de la crise sanitaire due à la Covid 19, le processus d'autorisation de reprise de l'excédent d'investissement en section de fonctionnement a été assoupli pour les budgets des collectivités territoriales.

Les assemblées délibérantes des collectivités territoriales et de leurs établissements publics devront dans un premier temps prendre une délibération motivée explicitant les raisons de la demande en lien avec les effets de la crise sanitaire.

Ensuite seulement, ces collectivités et leurs établissements publics pourront procéder à la reprise d'un excédent d'investissement en section de fonctionnement en respectant les trois conditions cumulatives suivantes : 

    1. Il faudra constater qu'il existe un excédent d'investissement au 31 décembre 2019, après avoir calculé le résultat d'investissement cumulé retraité des restes à réaliser. 
    2. Il faudra vérifier que cet excédent d'investissement est libre d'affectation après avoir pris en compte des dépenses d'investissement futures ainsi que le remboursement en capital des emprunts.
    3. Il faudra enfin vérifier que le compte 1068 " excédent de fonctionnement capitalisé " présente un solde créditeur suffisant pour pouvoir procéder à la reprise.  Ces trois conditions cumulatives sont vérifiées par le comptable du trésor qui délivre un avis préalable à la reprise de l'excédent d'investissement.

Le schéma budgétaire et comptable se traduit par l'enregistrement d'une opération d'ordre budgétaire donnant lieu à l'émission d'un mandat au débit du compte 1068 " excédent de fonctionnement capitalisé ( chapitre 040 ) et d'un titre au crédit du compte 7785 " excédent d'investissement transféré au compte de résultat " ( chapitre 042 )  ( ou, pour les collectivités appliquant la M4 et la M57, au compte 777 " recettes et quote-part des subventions d'investissement transférées au compte de résultat.)

Source : circulaire NOR:TERB2020217C

Article écrit par: Ecofinance

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